Bevorzugen Ihre Mitarbeiter das Homeoffice, obwohl Sie alles tun, um sie ins Büro zurückzuholen?

So meistern Sie die Herausforderungen des modernen Arbeitsplatzes und erfüllen die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Management gleichermaßen 

„Nine to five“ ist tot. Das moderne Arbeiten hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Während remote Arbeiten in Zeiten von Corona zur Normalität wurden, wollen viele Unternehmen Mitarbeitende wieder vermehrt in die Büros holen. Die Gründe dafür sind vielfältig. So fördert die Präsenz im Büro das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen und verbesserter den Teamgeist. Persönliche Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und regt innovative Ideen. Zudem erhält der Arbeitgeber auch einen besseren Einblick in die Tätigkeiten seiner Mitarbeitenden.  

Auf der anderen Seite zeigen Studien, dass Mitarbeitende zu Hause konzentrierter Arbeiten können als im hektischen Büro. Die Zukunft wird daher wohl ein hybrides Modell sein mit dem Ziel, den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht zu werden. Hinzu kommt die Frage der Kostenkontrolle, besonders bei Büroflächen in teuren Lagen, kostspielige Einrichtung und der energieeffizienten Flächennutzung. All diese Herausforderungen lassen sich nicht einfach lösen, doch moderne Technologien bieten neue Wege, um Antworten zu finden. 

Herausforderung 1: Hohe Büropreise in Top-Lagen und dennoch Leerstand

Jeder, der in den Großstädten Europas kennt, hat es schon gesehen: große Bürokomplexe, aber kaum ein Mensch darin. Gleichzeitig kosten diese Büroflächen in Spitzenlagen bis zu 45€ pro Quadratmeter im Monat – dazu kommen noch Betriebs- und Wartungskosten. Ungenutzte Flächen kann man sich hier kaum leisten.

Die Auslastung der Büros hat sich seit 2016 drastisch verändert: Wurden damals noch 83 % der Arbeitszeit im Büro verbracht, sind es 2023 nur noch 46 %. Es besteht also die Gefahr, dass viele Unternehmen mehr Büroflächen besitzen, als sie benötigen. Leerstände, ungenutzte Besprechungsräume und leere Arbeitsplätze sind das Ergebnis, was sowohl für das Budget als auch für die Umwelt eine Belastung darstellt. Doch wie können Unternehmen solche ungenutzten Kapazitäten zuverlässig identifizieren und darauf reagieren? 

Herausforderung 2: Zurück ins Büro – Wie schafft man Anreize für die Rückkehr? 

Die Pandemie hat gezeigt, dass Homeoffice nicht nur möglich, sondern für viele auch äußerst attraktiv ist. Viele Mitarbeitende haben sich an die Flexibilität und den Komfort gewöhnt und sehen oft keinen Grund, ins Büro zurückzukehren. Für Unternehmen, die auf Teamdynamik und enge Zusammenarbeit angewiesen sind, ist dies ein Problem.

Die Frage ist also: Wie schafft man Anreize, damit Mitarbeitende wieder regelmäßig ins Büro kommen? Es ist wichtig, herauszufinden, welche Faktoren die Rückkehr ins Büro fördern können. Manche Mitarbeitende bevorzugen ruhige Arbeitsplätze, andere schätzen soziale Interaktion. Ohne gezielte Anreize kann die Rückkehr ins Büro und die Unternehmenskultur geschwächt werden.   

Herausforderung 3: Verzerrte Daten durch subjektive Wahrnehmung und Unachtsames Verhalten 

In vielen Unternehmen kommt es häufig zu Problemen mit der Genauigkeit von Buchungssystemen für Arbeitsplätze und Besprechungsräume. Mitarbeitende reservieren oft Flächen im Voraus, entscheiden sich jedoch später, diese nicht zu nutzen – sei es aufgrund von spontanen Terminänderungen, Homeoffice-Optionen oder unvorhergesehenen Abwesenheiten. In den meisten Fällen wird die Reservierung nicht storniert, und die Räume bleiben ungenutzt. Zusätzlich vergessen Mitarbeitende regelmäßig, sich an- oder abzumelden, wenn sie ihre reservierten Flächen betreten oder verlassen.

Fehlerhaftes Nutzerverhalten führen dazu, dass Belegungsdaten verzerrt werden. Das Resultat ist ein ineffizientes Flächenmanagement. Unternehmen glauben, dass die Büros vollständig ausgelastet sind, obwohl tatsächlich ungenutzte Kapazitäten bestehen. Dadurch bleibt das Potenzial zur Reduzierung von Flächen oder zur Optimierung von Kosten und Energieverbrauch unentdeckt. Wie können Unternehmen also zuverlässige Daten erhalten, um fundierte Entscheidungen über die Auslastung ihrer Räumlichkeiten zu treffen? 

Herausforderung 4: Energieeffizienz und Flächennutzung 

Unnötiger Energieverbrauch in nicht ausgelasteten Büros führt zu hohen Kosten und CO2-Emissionen bspw. durch die  Beleuchtung und Heizung ungenutzter Räume. Während die Reduktion des Energieverbrauchs in vielen Bereichen im Fokus steht, bleibt das Potenzial einer effizienten Raumnutzung oft unbeachtet.

Die Herausforderung besteht darin, den tatsächlichen Energiebedarf für die genutzten Flächen zu ermitteln. Dies macht nicht nur aus finanzieller Sicht Sinn, sondern auch im Hinblick auf die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen. Doch woher stammen die Daten, auf deren Grundlage fundierte Entscheidungen getroffen und Maßnahmen zur Energieeffizienz definiert und umgesetzt werden können? 

Ein Lösungsansatz: Flächenanalyse mit Mikrosensoren  

Alle beschriebenen Herausforderungen haben eines gemeinsam, sie bedürfen zur Lösung aktuelle, unverzerrte Daten und eine smarte Analysesoftware.

Hier kommt die Lösung von IoT-Fabrikken ins Spiel. Briefmarkengroße Mikrosensoren werden an Arbeitsplätzen angebracht erfassen in Echtzeit Nutzung der Büroflächen anhand von Temperaturmessungen. Die Daten werden auf der RoomAlyzer-Plattform verarbeitet, ungenutzte Kapazitäten identifiziert und Maßnahmen abgeleitet. Solche Maßnahmen können bspw. die Umfunktionierung oder Vermietung von ungenutzten Flächen sein, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. 

Auch bei der Herausforderung Mitarbeitende nach der Pandemie wieder ins Büro zu bringen, können die Daten der Mikrosensoren wichtige Informationen bieten, indem sie erkennen, welche Räume oder Arbeitsplätze am meisten geschätzt werden. Ob konzentrierte Einzelarbeitsplätze oder kollaborative Teamzonen – mit Hilfe der IoT-Lösungen können Arbeitsumgebungen angepasst werden, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und Anreize für die Rückkehr zu schaffen.

Auch das Problem der verzerrte Belegungsdaten wird durch die Mikrosensoren aufgehoben. Die Sensoren agieren autonom, denn allein durch Temperaturschwankungen wird bestimmt, ob sich ein Schreibtisch oder Raum in Benutzung befindet. So erhalten Unternehmen verlässliche Daten ohne menschliche Interaktion.

Unnötiger Energieverbrauch durch die Beleuchtung und Klimatisierung von ungenutzten Räumen werden durch die Mikrosensoren verhindert, denn  die Sensoren können nicht nur die Nutzung der Räume erfassen, sondern auch die Steuerung von Beleuchtung und Heizung basierend auf den tatsächlichen Bedürfnissen ermöglichen. Dies reduziert den Energieverbrauch erheblich, senkt die Betriebskosten und trägt zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei.

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