Das perfekte CAFM-System: Die wichtigsten Kriterien bei der Systemwahl

In der heutigen, schnelllebigen und datengetriebenen Welt ist die Auswahl des richtigen Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems entscheidend, um Facility-Management-Prozesse zu optimieren. Bei der Aktualisierung eines bestehenden Systems oder der Einführung eines neuen sollten Sie einige entscheidende Faktoren berücksichtigen. Dies stellt sicher, dass das ausgewählte CAFM-System Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und einen signifikanten Mehrwert für Ihre Betriebsabläufe bietet. Hier sind unsere TOP 10 + 1 Faktoren, die Sie bei der Auswahl des perfekten CAFM-Systems berücksichtigen sollten:

1️⃣ Budget 

Ihr Budget ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines CAFM-Systems. Günstigere Systeme bieten oft weniger Funktionen, während teurere Systeme umfangreichere Features und zusätzliche Services wie Support und Wartung beinhalten. Denken Sie auch an zusätzliche Kosten für Implementierung und Schulung, da diese bei preiswerten Systemen möglicherweise nicht inkludiert sind. Es lohnt sich, sowohl die Anschaffungskosten als auch die langfristigen Kosten und den Leistungsumfang zu berücksichtigen. 

2️⃣ Funktionalität 

Bewerten Sie die Kernfunktionen des CAFM-Systems. Bietet es wesentliche Funktionen wie Asset-Management, Wartungsplanung und Raumverwaltung? Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihren betrieblichen Voraussetzungen übereinstimmt und Funktionen bietet, die Ihren individuellen Anforderungen gerecht werden. 

3️⃣ Integration in die bestehende Systemlandschaft 

Überlegen Sie, wie gut das CAFM-System in Ihre aktuelle IT-Infrastruktur integriert werden kann. Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), IoT-Plattformen (Internet-of-Things), CAD (Computer-Aided Design) und BIM (Building Information Modeling) ist entscheidend für einen effizienten Datenfluss und eine funktionale Synergie. Bewerten Sie die Integrationsfähigkeit, um mögliche Störungen zu vermeiden. 

4️⃣ Schnittstellen (ERP, IoT, CAD, BIM, DMS, etc.) 

Neben der Bewertung wie gut sich ein neues System in der bestehenden Systemlandschaft integrieren lässt, empfiehlt es sich, auch einen Blick auf die Schnittstellen zu werfen. Ein robustes CAFM-System sollte verschiedene Schnittstellen unterstützen, um eine umfassende Datenverwaltung zu gewährleisten. Prüfen Sie die Kompatibilität mit Systemen wie ERP, IoT-Geräten/ Sensoren, CAD, BIM und Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Dies ermöglicht eine bessere Koordination und Datenweitergabe zwischen verschiedenen Plattformen. 

5️⃣ Betriebsmodell (On-Premise, SaaS, Cloud, Apps, etc.) 

Entscheiden Sie sich für das Betriebsmodell, das am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt. On-Premise-Lösungen bieten volle Kontrolle und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, erfordern jedoch interne Ressourcen für Wartung und Updates. Software-as-a-Service (SaaS) und cloudbasierte Systeme punkten durch Flexibilität, regelmäßige Updates und eine hohe Skalierbarkeit, etwa durch flexible Preismodelle. Diese Vorteile gehen jedoch mit einer Abhängigkeit vom Anbieter einher, der Preise und Bedingungen festlegt. Mobile Apps können den Zugriff verbessern, aber berücksichtigen Sie die Auswirkungen jedes Modells auf Datensicherheit und Zugänglichkeit. 

6️⃣ Anzahl und Art der Nutzer 

Berücksichtigen Sie die Anzahl der Nutzer sowie deren Rollen und Berechtigungen innerhalb des Systems. Das CAFM-System sollte flexibel genug sein, um verschiedene Nutzertypen, von Facility-Managern bis hin zu Wartungspersonal, zu unterstützen. Stellen Sie sicher, dass es die Benutzerlast effizient bewältigen und geeignete Zugriffskontrollen bieten kann. 

7️⃣ Projektorganisation und Plan 

Ein klarer Projektplan ist entscheidend für eine erfolgreiche CAFM-Implementierung. Definieren Sie den Umfang, den Zeitrahmen und die Meilensteine des Projekts. Binden Sie die Stakeholder frühzeitig ein und stellen Sie ein Projektteam zusammen, das den Implementierungsprozess überwacht. Ein gut organisierter Projektplan hilft, Erwartungen zu managen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. 

8️⃣ Skalierbarkeit 

Ihr CAFM-System sollte mit Ihrer Organisation wachsen können. Prüfen Sie deshalb die Skalierbarkeit, um steigende Datenmengen, zusätzliche Nutzer und erweiterte Funktionen mit Ihrem System abdecken zu können. Ein skalierbares System stellt sicher, dass Sie das System nicht ersetzen oder umfassend modifizieren müssen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

9️⃣ Lokale Faktoren (rechtliche Anforderungen, Zertifizierungen, etc.)

Stellen Sie sicher, dass das CAFM-System den lokalen Vorschriften und Branchenstandards entspricht. Dazu gehören Datenschutzgesetze, Umweltvorschriften und spezielle Zertifizierungen, die in Ihrer Region erforderlich sind. Die Einhaltung dieser Anforderungen hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass das System den besten Branchenpraktiken entspricht. 

🔟 Sicherheit

Datensicherheit ist im Facility-Management von größter Bedeutung. Überprüfen Sie, ob das CAFM-System über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, einschließlich Verschlüsselung, Benutzerautorisierung und regelmäßiger Sicherheitsupdates. Bewerten Sie die Sicherheitsbilanz des Anbieters und stellen Sie sicher, dass er Unterstützung zur Minderung potenzieller Risiken bietet. Der Datenschutzverantwortliche Ihres Unternehmens ist hier der richtige Ansprechpartner.

➕ POGO Consulting als Ihr Implementierungspartner

Schließlich sollten Sie die Partnerschaft mit einem spezialisierten Implementierungsberater in Betracht ziehen. Ein erfahrener Berater kann wertvolle Einblicke geben, Sie durch den Auswahlprozess führen und eine erfolgreiche Implementierung maßgeschneidert auf Ihre spezifischen Bedürfnisse sicherstellen. Wir unterstützen Sie bei der Analyse und Auswahl des passenden CAFM-Systems und begleiten Sie vom ersten Anforderungsworkshop bis zum erfolgreichen Go-Live.

Jetzt Termin vereinbaren   

Referenzen: 

Tol - Link 

Wowflow - Link 

BMI - Link 

Ralf-Stefan Golinski - Link 

Michael Kostka - Link 

Voxelgrid - Link